Pengelolaan Arsip Berbasis Elektronik Digital

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk membahas konsep serta metode pengelolaan arsip elektronik. Dalam pengelolaan arsip berbasis kertas, seringkali muncul berbagai kendala sehingga media elektronik mulai dipilih sebagai alternatif untuk mengelola arsip. Arsip elektronik kini memegang peranan krusial dalam sistem administrasi dan juga diakui sebagai alat bukti yang sah sesuai dengan Undang-undang Nomor 11 Tahun 2008 pasal 5 ayat (1). Kemajuan teknologi informasi mendorong perlunya pengelolaan arsip secara digital. Metode penelitian ini adalah deskriptif dengan pendekatan kualitaitif, dan dilakukan melalui studi literatur. Pengelolaan arsip elektronik memanfaatkan perangkat keras seperti komputer, printer, scanner, dan media penyimpanan, serta perangkat lunak. Hasil penelitian menunjukkan bahwa cara pengelolaan arsip digital berbeda dengan arsip fisik. Terdapat empat tahapan utama dalam pengelolaan arsip elektronik, yaitu pembuatan dan penyimpanan, distribusi dan pemanfaatan, pemeliharaan, serta disposisi. Proses alih media dari arsip fisik ke digital dapat dilakukan melalui pemindaian, konversi, dan impor data. Sementara itu, penyimpanan arsip elektronik dapat dilakukan secara online, offline, maupun nearline.